Elektronske fakture u praksi

Koga sistem obavezuje

Elektronsko fakturisanje je obavezno u prometu između privrednih subjekata i u prometu sa javnim sektorom. Ako izdajete fakture firmama ili državnim institucijama, kroz sistem morate — nema paralelnog kanala i nema izuzetka po dogovoru sa kupcem.

Za promet prema fizičkim licima pravila su drugačija i tu se najčešće javljaju nedoumice, posebno kod delatnosti koje rade i sa firmama i sa građanima. Ako radite u obe grupe, hajde da jednom prođemo kroz vaš tok fakturisanja i podelimo ga na dva kanala — posle toga nema razmišljanja po fakturi.

Obim obaveza i pravila se šire kroz izmene propisa, pa ovo je jedna od tema gde vredi proveriti stanje pre nego što promenite način rada.

Izlazne fakture

Faktura poslata kroz sistem nosi svoj status: poslata, prihvaćena, odbijena. Taj status je vaš dokaz i vaša evidencija — kada kupac tvrdi da fakturu nije dobio, status je odgovor na to pitanje. Zato se u sistemu vodi svaka izlazna faktura, i onda kada je kupac plaća bez pogovora.

Na fakturi mora biti tačna poreska kategorija. To je polje koje se najčešće popuni pogrešno, jer ne postoji jedna kategorija koja radi za sve — usluga u zemlji, usluga u inostranstvu, promet bez PDV-a i avans nisu ista stvar. Pogrešna kategorija ne zaustavlja slanje, ali izlazi na površinu u PDV prijavi.

Praktičan savet: napravite tri do četiri šablona fakture za tipove prometa koje zaista imate i koristite samo njih. Time se najčešća greška uklanja unapred, bez ikakvog dodatnog posla.

Ulazne fakture i rok

Ulazne fakture ne dolaze u vaš mejl — dolaze u sistem i tamo čekaju vašu reakciju. Svaka se prihvata ili odbija, i to u roku. Faktura koja nije obrađena posle roka pravi problem: ne možete da se ponašate kao da nije stigla, a nemate ni čist osnov za odbitak ulaznog PDV-a.

Odbijanje nije nešto čega treba da se plašite. Ako je faktura pogrešna — pogrešan iznos, pogrešan opis, promet koji nije nastao — treba da bude odbijena sa jasnim obrazloženjem. Prihvatanje pogrešne fakture je gore od odbijanja tačne.

Kod klijenata kojima vodimo knjige, mi pratimo listu ulaznih faktura i javljamo šta čeka reakciju. Vaša odluka je potrebna samo kada faktura ne odgovara onome što je dogovoreno.

Greške koje najviše koštaju

• Faktura poslata mimo sistema, pa se ceo promet dokumentuje ponovo.
• Propušten rok za prihvatanje ulazne fakture, najčešće preko odmora ili praznika.
• Avans naplaćen a nedokumentovan kroz sistem, pa se u prijavi pojavi dvaput.
• Ovlašćenja vezana za jednu osobu koja je otišla iz firme — nakon toga niko ne može da radi u sistemu.

Poslednja stavka je najtiša i najneprijatnija. Uvek imajte dve osobe sa pristupom i proverite ovlašćenja kada se menja ko vodi administraciju.

Šta ostaje na papiru

Elektronska faktura ne ukida ostalu dokumentaciju. Ugovori, otpremnice, radni nalozi, ulazni računi iz maloprodaje i putni nalozi i dalje su dokaz da je promet nastao. Kod kontrole se najčešće ne traži faktura — ona je u sistemu — nego prateća dokumentacija koja objašnjava šta je tačno urađeno.

Zato tražimo da nam uz fakture šaljete i prateće dokumente. Faktura koja glasi „usluge po ugovoru" bez ugovora je najslabija stavka u svakoj knjizi.

Podela posla sa nama

Kod naših klijenata podela je jednostavna: vi izdajete fakture jer znate šta ste prodali, mi pratimo statuse, kategorije i rokove i javljamo kada nešto ne stoji. Fakturisanje ne preuzimamo zato što bi to unelo kašnjenje između posla i fakture — ali kontrolu i evidenciju preuzimamo u celini.

Ako tek uvodite sistem, prođemo kroz šablone, ovlašćenja i tok dokumenata za jedan sastanak. Posle toga se sve svodi na dve navike: fakturu izdaj kroz sistem i ulaznu fakturu obradi u nedelji kada je stigla.

Ovaj tekst je opšte objašnjenje iz prakse, a ne pravni savet — pravila elektronskog fakturisanja se menjaju i šire, pa detalje proverimo za vašu delatnost.